مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور

چگونه می توان با استفاده از “ماتریس آیزنهاور” بهره وری بیشتری داشت و اتلاف وقت را به حداقل رساند؟

دویت آیزنهاور یکی از پربارترین زندگی هایی را که می توانید تصور کنید، سپری کرد.

آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده بود و از ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ دو دوره بعنوان رئیس جمهور ایالات متحده خدمت کرده است وی در طول مدت حضور خود در مقام ریاست جمهوری، برنامه هایی را آغاز کرد که مستقیماً منجر به توسعه سیستم بزرگراه های بین ایالتی، راه اندازی اینترنت ، سازمان ناسا و استفاده صلح آمیز از منابع انرژی جایگزین (قانون انرژی اتمی) گردید.

آیزنهاور پیش از رئیس جمهور شدن، یک ژنرال ۵ ستاره در ارتش ایالات متحده بود، در زمان جنگ جهانی دوم به عنوان فرمانده عالی نیروهای متفقین در اروپا خدمت می کرد و مسئولیت برنامه ریزی و اجرای حملات به آفریقای شمالی، فرانسه و آلمان را بر عهده داشت.

او در مقاطع دیگر، به عنوان رئیس دانشگاه کلمبیا خدمت کرد، اولین فرمانده عالی ناتو شد و در عین حال وقت پیدا کرد تا سرگرمی هایی مانند گلف و نقاشی رنگ روغن را دنبال کند.

آیزنهاور توانایی باورنکردنی در حفظ بهره وری خود نه فقط برای هفته ها یا ماه ها ، بلکه برای دهه ها داشت. به همین دلیل، جای تعجب نیست که روشهای وی برای مدیریت زمان، مدیریت وظایف و بهره وری توسط بسیاری از افراد مورد مطالعه قرار گرفته باشد.

مشهورترین استراتژی بهره وری وی به عنوان جعبه آیزنهاور (یا ماتریس آیزنهاور) شناخته می شود و این یک ابزار تصمیم گیری ساده است که هم اکنون می توانید از آن استفاده کنید. بیایید در مورد چگونگی بهره وری بیشتر و نحوه کار استراتژی آیزنهاور صحبت کنیم.

ماتریس آیزنهاور چگونه کار می کند؟

استراتژی آیزنهاور برای اقدام و سازماندهی وظایف شما بسیار ساده است. با استفاده از این ماتریس تصمیم گیری، اقدامات خود را بر اساس چهار احتمال تفکیک خواهید کرد و تصمیم گیری در خصوص اولویت انجام کار بسیار آسان تر و سریع تر خواهد بود.

فوری و مهم (کارهایی که باید بلافاصله انجام دهید)

مهم و غیر فوری (کارهایی که قرار است بعداً انجام دهید)

فوری و غیر مهم (کارهایی که باید به دیگری واگذار کنید)

غیر فوری و غیر مهم (کارهایی که باید بیرحمانه نابود کنید)

نکته قابل توجه در مورد این ماتریس این است که می توان از آن برای اجرای برنامه های بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت بهره وری استفاده کرد، اینکه امروز زمانم را چگونه مدیریت کنم، تا برنامه هفتگی و ماهانه را می توان با استفاده از این ماتریس به بهینه ترین شکل ممکن اجرا نمود.

چگونه می توان با ماتریس آیزنهاور بهره وری بیشتری داشت

تفاوت فوری و مهم

آنچه مهم است به ندرت فوری و آنچه فوری است به ندرت مهم است. دویت آیزنهاور

کارهای فوری مواردی هستند که احساس می کنید باید فوراً به آنها واکنش نشان دهید: ایمیل ها، تماس های تلفنی، پیامک ها، اخبار و … . در همین حال، به قول برت مک کی ، “کارهای مهم، مواردی هستند که به مأموریت، رسالت، ارزش ها و اهداف بلند مدت ما کمک می کنند.”

جدا کردن این دو دسته، یعنی کارهای مهم و کارهای فوری، برای یک یا دو بار ساده است، اما انجام آن به طور مداوم می تواند دشوار باشد. دلیل اینکه من ماتریس آیزنهاور را دوست دارم این است که یک چارچوب مشخص برای تصمیم گیری های همیشگی ارائه می دهد و باعث ثبات در تصمیم گیری می شود.

حذف بجای بهینه سازی

سریعترین راه برای انجام یک کار- خواه نوشتن یک کد کامپیوتری یا انجام کاری خارج از لیست- حذف کامل آن کار است.

سریعترین راه تمام کردن یک کار، انجام ندادن آن است. این بهانه ای برای تنبلی نیست، بلکه روشی برای مجبور کردن خود به یک تصمیم گیری سخت و حذف کارهایی است که شما را به سمت مأموریت، ارزش ها و اهدافتان هدایت نمی کنند.

اکثر اوقات، ما از واژه های بهره وری، مدیریت زمان و بهینه سازی (سوء) استفاده می کنیم تا از این تصمیم سخت و جدی جلوگیری کنیم.

وقتی که قرار است یک کار سخت، مهم و جدی را انجام دهید و بین انجام این کار مهم و انجام یک کار کم اهمیت باید تصمیم گیری کنید، خیلی راحت تر است که خودتان را مشغول کار کم اهمیت اما آسان کنید و به خودتان بگویید که “کمی کارآمدتر و موثرتر کار می کنم” یا “امشب کمی بیشتر کار می کنم” تا اینکه درد نابود کردن و حذف کار کم اهمیت را تحمل کنید.

همانطور که تیم فریس می گوید،

“مشغول بودن نوعی تنبلی است، تنبلی در فکر کردن و انجام کار بیهوده”

ماتریس آیزنهاور از این جهت بسیار مفید است زیرا من را وادار می کند که سوال کنم آیا این کار واقعاً ضروری است یا خیر.

و این سوال مرا وادار خواهد کرد تا همه کارهای کم اهمیت را به بخش چهارم “حذف” انتقال دهم تا اینکه آنها را مدام در ذهنم تکرار کنم و دنبال راه هایی برای بهره وری بیشتر جهت انجام آنها باشم.

صادقانه بگویم، اگر همه کارهای کم اهمیتی که باعث می شوند هر روز بخش زیادی از وقت خود را تلف کنید، به راحتی حذف کنید، احتمالاً هیچ نیازی به آموختن روش های بهره وری و افزایش عملکرد نخواهید داشت.

آیا این کار به تحقق اهداف من کمک خواهد کرد؟

نکته آخر: اگر مطمئن نیستید که چه هدفی را دنبال می کنید، از بین بردن کارهای غیرمهم برایتان دشوار است. از نظر من ، دو سوال وجود دارد که می تواند به روشن شدن کل روند ماتریس آیزنهاور کمک کند.

این دو سوال عبارتند از …

• اهداف من کدامند؟

• ارزش های اصلی زندگی من کدامند؟

اینها سوالاتی  است که من در مرور سالانه و گزارش روند بهره وری از خودم می پرسم. پاسخ به این سوالات به من کمک کرده است که دسته بندی ها را برای کارهای خاصی در زندگی خودم روشن کنم. هنگامی که در مورد اهدافتان و آنچه برای شما مهم است شفاف باشید، تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی را باید انجام داد و کدام کارها را باید حذف کرد، بسیار آسان تر است.

ماتریس آیزنهاور یک استراتژی کامل نیست، اما من آن را یک ابزار تصمیم گیری مفید برای افزایش بهره وری و از بین بردن رفتارهایی می دانم که باعث مصرف انرژی ذهنی و اتلاف وقت می شوند و ما را به اهدافمان نزدیک که نمی کنند، بلکه از آنها دور هم می کنند.

امیدوارم که برای شما هم مفید باشد.